Power Automateで経費精算を自動化する基本的な流れ

経費精算の集計が月末に集中して大変、という場面は、業種を問わず起こりがちです。申請書がメールで届き、承認者が手動で転記し、経理が集計する。この流れをPower Automateで自動化すると、担当者の作業時間を減らせる可能性があります。

自動化の対象を絞る：まず申請と通知から

経費精算の自動化は、全工程を一度に変えようとすると複雑になります。最初のステップとして、申請フォームの作成と承認者への通知の自動化だけを対象にするのが現実的です。

Microsoft 365環境では、Microsoft Formsで申請フォームを作り、Power Automateで承認者にTeamsまたはOutlookで通知を送る構成が基本です。承認・差し戻しのボタンをメール内に設置することで、承認者はフォームを開かずに操作できます。

承認後の集計を自動化する

承認が完了した申請データをSharePointのリストに自動で格納し、月末にExcelまたはPower BIで集計する構成にすると、経理担当者の手入力作業がなくなります。

注意点として、申請フォームの項目設計が集計の精度に直結します。費目の選択肢を統一しておかないと、後から集計する際に名寄せが必要になります。フォームの設計段階で経理担当者に確認を取ることが重要です。

導入前に確認すべきライセンスの範囲

Power AutomateはMicrosoft 365のプランによって使える機能の範囲が異なります。Business BasicプランではPower Automateの基本機能が含まれますが、プレミアムコネクタ（外部サービスとの連携）は別途ライセンスが必要な場合があります。

導入前に現在のライセンスで何ができるかを確認し、追加費用が発生する場合は事前に把握しておくことが重要です。Quick Portal Labでは初回ヒアリングの段階でライセンスの確認も行っています。ライセンスの内容は変更されることがあるため、最新の条件はMicrosoftの公式情報でご確認ください。

Power Automateによる経費精算の自動化は、設計段階の丁寧さが定着率を左右します。具体的な構成についてはお問い合わせフォームからご相談ください。