社内ポータルを導入後に定着させるための運用設計

社内ポータルを構築して、研修も終えた。しかし3か月後には誰も使っていない、この状況は、ツールの問題ではなく運用設計の問題です。定着するポータルと使われなくなるポータルの違いは、構築後の最初の3か月の過ごし方にあります。

「使われなくなる」原因の多くは更新の停滞

社内ポータルが使われなくなる最も多い原因は、情報が古くなることです。トップページのお知らせが2か月前のまま、マニュアルが去年の手順のまま、という状態になると、社員は「ここを見ても最新情報はない」と判断し、メールやチャットに戻ります。

対策は、更新担当者を明確にし、更新頻度のルールを決めることです。「誰でも更新できる」は「誰も更新しない」になりがちです。部門ごとに更新担当者を一人決め、月に一度の更新を義務化するだけで、情報の鮮度が保たれます。

導入後3か月の使い方が定着を決める

導入後の最初の3か月は、社員がポータルを「習慣」として使い始めるかどうかの分岐点です。この期間に、日常業務の中でポータルを使う場面を意図的に作ることが重要です。

たとえば、朝礼の連絡事項をポータルのお知らせに掲載する、会議の議事録をポータルに保存してメールでのファイル添付をやめる、といった小さな変更が、「ポータルを見る習慣」を作ります。

• 朝礼の連絡事項をポータルに掲載する
• 議事録の保存先をポータルに統一する
• マニュアルの場所をポータルに集約し、口頭での案内をやめる
• 月次の利用状況を確認し、使われていないページを整理する

Quick Portal Labの導入後サポートの内容

Quick Portal Labの導入後支援では、プランに含まれる期間、月次の利用状況レポートをお渡ししています。どのページが使われているか、どのワークフローが止まっているかを数字で確認し、運用ルールの見直しが必要な箇所を一緒に特定します。

「構築して終わり」にしないことが、私たちの支援の基本的な考え方です。よくあるご質問にも導入後のサポートについて詳しく記載していますので、あわせてご確認ください。

定着するポータルは、構築の質より運用設計の質で決まります。導入後の支援についてご関心があれば、お問い合わせフォームからご連絡ください。